Inventory

TUGAS DASAR-DASAR MANAJEMEN

1.            Inventory  Control

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena  inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory  dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain  product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi  penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.

Dalam Struktur Organisasi  ada beberapa variasi untuk  mempertegas fungsi Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk  kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada  Monitoring Persediaan ( Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem invormasi ). Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali  Head Ware House setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.

Pengelolaan Inventory atau barang persediaan

Barang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In Process (WIP), dan 3) Final Product.

1. Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang  harus selalu diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM  tanpa melihat order customer , 2) M&SM  berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses ( fluently production process ). Namun tidak  menutup kemungkinan adanya  emergency  order atau  order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order  ( master production schedulle/MPS )

2. Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus, akibatnya  produksi  terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang ½ jadi terkadang tidak bisa sempurna  atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi B, terkadang  tidak  dibuat pas atau sesuai dengan order customer, mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP,  bagian PPIC bertanggung jawab penuh dalam mengendalikan  barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan penerapan logic proses yang tepat dapat  menjamin pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat memantau  progress produksi di semua tahapan proses.

3. Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif  lebih mudah dikendalikan, karena  posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik, pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final product siap dikirim ke customer.

2.     Stok Penyangga

Dalam rangka ini menyerap variabilitas acak, terutama dalam permintaan dan lead time, sistem persediaan coba keamanan untuk stok penyangga. Dengan menggunakan persediaan penyangga kita berusaha untuk mengurangi risiko kehabisan stok. Semakin besar buffer stock mempertahankan dikurangi RISC mengalami kekurangan. Namun, seperti meningkatnya stok pengaman rases biaya holding   

Penentuan buffer stock yang dibutuhkan untuk mendukung tingkat pelayanan yang diberikan tergantung s pada jenis sistem manajemen persediaan, order cuaca ditempatkan pada interval tetap dalam jumlah yang tetap.

3.     Lead Time

Lead Time merupakan salah satu indicator terpenting  untuk mengukur Kinerja bagian Processing / Produksi, disamping quality dan cost pastinya. Lead Time adalah waktu yang diperlukan oleh bagian processing/produksi untuk memproduksi item produk  per capacity yang sudah ditentukan. Lead time yang semakin pendek  pasti menjadi  salah satu kekuatan manufacture dalam  iklim persaingan yang semakin kompetitif.  Pada dasarnya, tidak ada customer yang mau menunggu dalam waktu relative lama, saat membeli. Lead time yang semakin pendek  pasti menjadi  salah satu kekuatan manufacture dalam  iklim persaingan yang semakin kompetitif.  Pada dasarnya, tidak ada customer yang mau menunggu dalam waktu relative lama, saat membeli.

Istilah lead time biasa digunakan dalam sebuah industri manufaktur. Artinya adalah waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi order. Mulai dari datangnya order hingga produk yang dipesan sampai ke tangan customer.

Dari pengertian di atas bisa diuraikan komponen atua variabel penyusun lead time, yaitu:

• Waktu order, yaitu waktu yang diperlukan untuk memenuhi dokumen order, termasuk spesifikasi teknis dari produk yang dipesan.
• Waktu persiapan bahan, yaitu waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan bahan-bahan yang akan digunakan untuk membuat produk. Biasanya dilakukan dalam MRP (Material Requirement Planning) atau PPIC (Production Planning & Inventory Control)
• Waktu produksi, yaitu waktu yang diperlukan untuk membuat produk yang dipesan. Termasuk di dalamnya adalah waktu untuk inspeksi atau quality control dan perpindahan material dari mesin ke mesin.
• Waktu pengiriman, yaitu waktu yang diperlukan untuk mengirim produk jadi kepada customer.

Di dalam sebuah industri, waktu berarti uang. Semakin panjang waktunya maka semakin besar uang yang harus dikeluarkan. Oleh karena itu dunia industri selalu berlomba-lomba untuk menekan lead time dengan menggunakan berbagai metode.

Berikut ini konsep-konsep yang biasa digunakan untuk mereduksi lead time:

• Konsep Lean. Adalah sebuah konsep yang menekankan pada identifikasi jenis aktifitas value-adding activity, non-value-adding activity dan necessary but non-value-adding activity serta pemborosan atau waste kemudian melakukan identifikasi penyebab terjadinya waste dan tipe aktifitas tersebut, kemudian melakukan upaya untuk mengeliminasi non-value-adding activity serta waste yang ada. Konsep Lean ini diadopsi dari sistem produksi Toyota.
• Konsep Lean Sigma. Konsep ini menggabungkan antara konsep lean dari Toyota dengan konsep Six Sigma dari Motorola. Six Sigma sendiri bertujuan untuk Zero Defect atau produksi tanpa cacat. Tujuannya dari Lean Sigma adalah memproduksi dengan tingkat toleransi kecacatan maksimal 3-4 per satu juta produk.

4.     Inventory Probabilistik

Model inventori probabilistik adalah model pada sistem inventori yang diterapkan pada suatu perusahaan dengan permintaan barang yang tidak diketahui dengan pasti tetapi bisa dilakukan suatu pendekatan yaitu dengan distribusi peluang. Jika suatu perusahaan mengalami kekurangan persediaan maka terdapat dua kemungkinan yaitu kasus permintaan tertunda (back order case) dan kasus kehilangan penjualan (lost sales case). Pada skripsi ini hanya dibahas model inventori probabilistik untuk kasus back order. Tujuan penulisan skripsi ini adalah menentukan jumlah bahan baku yang dipesan setiap kali pemesanan dan kapan pemesanan itu dilakukan secara optimal untuk meminimalkan total biaya inventori tahunan.